Datenschutzinformation

Teilnahme an Online-Meetings

-Online-Meetings, Telefonkonferenzen und Webinare via Teams und Zoom mit der ETL Rothacker & Kollegen Steuerberatungsgesellschaft mbH-

Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von Microsoft Teams oder Zoom aufrufen, ist der Anbieter von Microsoft Teams / Zoom für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der jeweiligen Internetseite ist für die Nutzung von Microsoft Teams / Zoom jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von Microsoft Teams / Zoom herunterzuladen. Sie können Zoom auch nutzen, wenn Sie die jeweilge Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der Zoom-App eingeben. Wenn Sie die Microsoft Teams-App oder die Zoom-App nicht nutzen wollen oder können, können Sie Microsoft Teams oder Zoom auch über Ihren Browser nutzen. Der Dienst wird dann insoweit auch über die jeweilige Website erbracht.

Welche Daten werden verarbeitet und zu welchem Zweck

Wir nutzen die Tool´s Microsoft Teams und Zoom, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare durchzuführen (nachfolgend: Online-Meetings).

Microsoft Teams ist ein Service der Microsoft Ireland Operations Limited.

Zoom ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat.

Bei der Nutzung von Microsoft Teams / Zoom werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem Online-Meeting machen. Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

Angaben zum Benutzer: Anzeigename, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn Single-Sign-On) nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional)
Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adresse, Geräte-/Hardwareinformationen, Meeting-ID, Telefonnummer, Ort, Datum, Uhrzeit
Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem Online-Meeting die Chatfunktion zu nutzen. In diesem Fall werden, die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Online-Meeting anzuzeigen. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst abschalten bzw. stummstellen. Um an einem Online-Meeting teilzunehmen bzw. den Meeting-Raum zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.

Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten / Löschung der Daten

Wir verwenden Microsoft Teams und Zoom, um Online-Meetings durchzuführen. Wenn wir Online-Meetings aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorwege transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten.

Die Chatinhalte werden bei der Verwendung von Microsoft Teams protokolliert. Wir speichern die Chatinhalte für einen Zeitraum von einem Monat.

Wenn Sie bei Zoom als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über„Online-Meetings (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktionin Webinaren) bis zu 12 Monate bei Zoom gespeichert werden.

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

Wir löschen personenbezogene Daten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um vertragliche Leistungen zur erfüllen, Gewährleistungs- und ggf. Garantieansprüche prüfen und gewähren oder abwehren zu können. Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht.

Rechtliche Grundlage der Datenverarbeitung

Soweit personenbezogene Daten von Beschäftigten der ETL Rothacker & Kollegen Steuerberatungsgesellschaft mbH verarbeitet werden, ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von Microsoft Teams / Zoom personenbezogene Daten nicht für die Begründung, Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von Microsoft Teams / Zoom sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von Online-Meetings. Im Übrigen ist die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung bei der Durchführung von Online-Meetings Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO, soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden. Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von Online-Meetings.

Empfänger / Weitergabe von Daten

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an Online-Meetings verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus Online-Meetings wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Wo werden die Daten verbeitet / Datenverarbeitung außerhalb der EU

Microsoft Teams: Eine Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union (EU) erfolgt grundsätzlich nicht, da wir unseren Speicherort auf Rechenzentren in der Europäischen Union beschränkt haben. Wir können aber nicht ausschließen, dass das Routing von Daten über Internetserver erfolgt, die sich außerhalb der EU befinden. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn sich Teilnehmende an Online-Meeting in einem Drittland aufhalten. Die Daten sind während des Transports über das Internet jedoch verschlüsselt und somit vor einem unbefugten Zugriff durch Dritte gesichert.
Zoom: Dieser Dienst wird von einem Anbieter aus den USA erbracht. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit dem Anbieter von Zoom einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht. Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zum einen durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert. Ferner ist der Anbieter von Zoom nach dem sog. EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert.